Willkommen zurück bei unserer Blogreihe „Eventmanagement“ – heute mit Teil 3! Das letzte Mal haben wir uns mit der Frage „Was braucht es für ein gelungenes Event?“ beschäftigt. Heute wollen wir einen der wichtigsten Punkte dabei genauer unter die Lupe nehmen – die Location! Denn der passende Ort und das richtige Setting machen den Unterschied.
Auf zum Location-Scouting!
Der erste – und wichtigste – Schritt bei der Planung einer Veranstaltung ist die Auswahl der Location. Sie sollte zum Anlass der Veranstaltung passen, zum Unternehmen und auch zur Botschaft, die beim Event vermittelt werden möchte.
Der erste Eindruck ist dabei oft entscheidend! Wir empfehlen IMMER ein persönliches Location-Scouting, um sich selbst ein Bild der Gegebenheiten zu machen:
Ein paar Tipps von uns, worauf man beim Location-Scouting besonders achten sollte:
- Kapazität: Als ersten Punkt gilt es zu überprüfen, ob die Location überhaupt für die geplante Gästeanzahl geeignet ist. Ist sie zu groß, kann möglicherweise die Stimmung des Events darunter leiden – ist sie zu klein, fühlen sich die Gäste eventuell eingeengt.
- Räumlichkeiten: Die nächste wichtige Frage ist, welche Räumlichkeiten überhaupt zur Verfügung stehen und welche Räume gemietet werden können. Gibt es zum Beispiel ein Foyer, das man mitnutzen kann, einen Barbereich oder Outdoorflächen? Wie sind die Räume aufgebaut, passen sie zum geplanten Event und zum Kunden? Wie kann man sie schön in Szene setzen?
- Weitere Fragen betreffen die Logistik: Wie groß ist die Fläche, die der Caterer benötigt? Können alle geplanten Dekorations- und technischen Elemente überhaupt angeliefert werden? Gibt es Lastenaufzüge? Sind die Räume und Eingänge hoch genug? Diese Fragenliste ließe sich noch lange fortsetzen.
- Eines der wohl wichtigsten Entscheidungskriterien, ist aber sicherlich die Erreichbarkeit: Locations, die zentral gelegen sind und im Idealfall über eine gute öffentliche Verkehrsanbindung verfügen, sind klar im Vorteil.
- Subpartner: Oft beginnt man parallel zum Location-Scouting mit dem Einholen von Angeboten diverser Sublieferanten. Daher ist es wichtig, von Anfang an abzuklären, ob die Location vordefinierte Partner für Technik und Catering hat oder ob man hier auf eigene Lieferanten zurückgreifen kann.
- Kosten & Verfügbarkeit: Last but not least sollten unbedingt die Kosten abgefragt werden. Nicht vergessen: Oft kommen noch Reinigungskosten, Kosten für den Auf- und Umbau, für Versicherungen, Stornokosten und andere Kosten zusätzlich zur eigentlichen Raummiete dazu!
Ein Event ist nichts ohne die passende Location – und darum sollte man sich weit im Vorfeld genügend Zeit für die Auswahl nehmen! Ist die Location fixiert, kann der nächste Schritt – die Dekoration und Inszenierung – in Angriff genommen werden.
Und um zum Schluss noch ein bisschen aus unserem Nähkästchen zu plaudern – wir haben hier in Wien schon einige tolle und oft auch ausgefallene Locations getestet: Ob hoch oben bei der Rutscheneröffnung am Donauturm, tief unter der Erde im Wienkanal bei unserer „Tierischen Tour“ mit Attensam oder diverse Bars, Cafés und klassische Eventlocations. Erst vor drei Wochen haben wir übrigens ein großes Event im k47 veranstaltet und wieder einmal gemerkt, welchem Impact die richtige Location hat!
Das war’s wieder für heute – nächstes Mal dreht sich alles ums Catering! Ich freue mich, wenn ihr wieder dabei seid!