Wie heißt es so schön? „Liebe geht durch den Magen“. Der Erfolg eines Events übrigens auch!
In diesem Sinne – herzlich willkommen beim mittlerweile 4. Teil unserer Blogreihe „Eventmanagement“! Im letzten Beitrag haben wir uns mit der Frage nach der richtigen Location beschäftigt. Diesmal gehen wir einen Schritt weiter und werfen einen Blick auf das Catering. Und glaubt mir, hier gibt es einiges zu beachten, damit das Event ein Erfolg wird. Gleich mehr dazu!
Welches Catering wählen?
Viele Locations haben ihre Stammcaterer, mit denen man zusammenarbeiten muss; oft hat man aber die freie Wahl. Egal für wen man sich entscheidet, die gängigsten Cateringformen sind folgende:
- Das klassische Buffet mit Fingerfood oder kalten und warmen Speisen. Mag im ersten Moment vielleicht zu traditionell erscheinen, der kreative Ansatz macht den Unterschied: So kann man beispielsweise durch eine gezielte Platzierung der Buffettische in U-Form, als Block oder gepaart mit einer Live-Cooking-Station die Veranstaltung dramaturgisch begleiten und mit Storytelling unterstützen. Das klassische Buffet bietet sich ebenso gut bei Pressekonferenzen mit Stehplätzen an.
2. Ganz anders ist ein gesetztes Catering, bei dem die Speisen an den Tisch serviert werden – vorgegeben oder mit Menükarte zur Auswahl. Alternativ können die Speisen auch auf großen Platten eingestellt werden, diese Form verwenden wir ganz besonders oft bei einem Pressefrühstück.
3. Und eine dritte sehr beliebte Variante ist das Flying Buffet: Hier werden die Speisen vom Servicepersonal durchserviert, sodass jeder Gast nach Lust und Laune wählen kann. Perfekt für Networking-Veranstaltungen oder Verkostungen von neuen Produkten.
Welche Art von Catering für eine Veranstaltung geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab wie z.B.:
- An welchem Tag / zu welcher Jahreszeit findet die Veranstaltung statt?
- Um wie viel Uhr wird das Essen angeboten?
- Soll warmes und / oder kaltes Essen serviert werden?
- Wer ist die Zielgruppe?
- Wie sieht das Rahmenprogramm aus?
Ist das Setting geklärt, kann man die wichtigsten Punkte mit dem Caterer besprechen und die Planung vertiefen.
Tipps & Tricks aus dem Nähkästchen
Im Folgenden möchten wir auch noch einige Tipps und Trends aus der Praxis verraten:
- Regionale, saisonale und qualitativ hochwertige Speisen kommen bei den Gästen erfahrungsgemäß immer gut an.
- Achtet bei der Speisenauswahl auch auf mögliche Diäten und Allergien; das bedeutet eine abwechslungsreiche Speisekarte zusammenzustellen, die auch vegetarische, vegane, gluten- und laktosefreie Optionen beinhaltet.
- Mittlerweile geht es aber nicht mehr nur um das Essen selbst, sondern auch darum, wie schön es am Teller und in der Umgebung präsentiert wird à Kreativität ist gefragt!
- Ganz wichtig ist es, die Anzahl der Gäste im Vorfeld möglichst genau abzuschätzen und dadurch so wenig wie möglich zu verschwenden.
- Das Catering ist neben der Location der größte Kostenblock einer Veranstaltung. Je nach Cateringform bzw. Speisenangebot können diese sehr unterschiedlich ausfallen. Daher immer wichtig: Kosten vergleichen!
Auf den Punkt gebracht:
Beim Catering gibt es einiges zu beachten – von der Auswahl des richtigen Caterers über die Art des Caterings bis hin zur Erfüllung unterschiedlichster Bedürfnisse. Mein Tipp: Nicht an die eigenen Wünsche und Geschmäcker denken, sondern stets an die der Gäste!
Das war Teil 4 unserer Blogreihe – das nächste Mal geht es um Inszenierung, Programm, Dramaturgie und zum Schluss stellen wir euch Best Practices vor!