Willkommen zu Teil 2 unserer Blogreihe „Eventmanagement“! Nach einem ersten Überblick vor drei Wochen, möchten wir jetzt noch tiefer in die Materie eintauchen und die Frage beantworten „Was braucht es für ein gelungenes Event?“ Los geht’s!
Die Organisation eines Events lässt sich grundsätzlich mit einem kunstvoll gesponnenen Spinnennetz vergleichen – viele Fäden, die alle miteinander verwoben sind. Passt beispielsweise die Location für die Zielgruppe, aber das Rahmenprogramm ist nicht darauf abgestimmt, kann das die Stimmung trüben. Selbst wenn alles andere perfekt ist, bleiben dem kritischen Auge des Gastes oft kleine Mankos – etwa zu grelle Beleuchtung – in Erinnerung. Die Details machen also den Unterschied!
Schritt für Schritt zum perfekten Event
Grundsätzlich gilt: Ein Event darf so einzigartig wie möglich gestaltet werden, sollte aber nicht zu viele verschiedene Einzelelemente wahllos zusammenwürfeln. Kreative Ideen sind entscheidend für den Erfolg und können in der Location, der Dekoration, im Catering oder im Rahmenprogramm umgesetzt werden. Es kommt also darauf an, dass die Ideen harmonisch aufeinander abgestimmt sind und allesamt in die Zielsetzung – das große Spinnennetz – einzahlen!
- Location: Der erste und wichtigste Schritt in der Planung für ein Event ist die Auswahl des passenden Ortes. Ohne sorgfältige Vorauswahl geht hier nichts! Ich möchte an dieser Stelle nicht zu viel verraten, denn beim nächsten Mal geht es genau um dieses Thema: Locationscouting!
- Catering: Nicht zu viel, nicht zu wenig, passend zur Zielgruppe und den Rahmen – auch beim Essen gibt es einiges zu beachten und viel Spielraum für kreative Ansätze. Mehr dazu in einem unserer nächsten Beiträge!
- Rahmenprogramm: Das Rahmenprogramm sollte unbedingt an die Zielgruppe angepasst sein! Sind die Gäste zum Netzwerken da? Sollen sie entertaint oder aktiv eingebunden werden? Steht eine Produktpräsentation an? All das sind Fragen, mit denen man sich im Zuge des Rahmenprogramms beschäftigen sollte. Die Dramaturgie und Inszenierung – also wann welcher Programmpunkt stattfindet – spielt dabei eine entscheidende Rolle!
- Moderation: Moderator:innen können eine Veranstaltung strukturieren und die Gäste mit ihrer persönlichen Note durch den Abend führen – doch nicht jeder Moderator oder jede Moderatorin passt auch zu jedem Setting, die richtige Auswahl macht den Unterschied!
- Reden und Talks: Oft gibt es bei Events auch Ansprachen, Keynotes oder Podiumsdiskussionen, die den Rahmen gestalten – diese sollten immer auf Anlass, Motto oder Thema abgestimmt sein. Auch hier gilt: Vorbereitung ist alles.
- Last but not least: Die Sicherheit! Ein Event soll nicht nur unvergesslich, sondern auch sicher sein. Denkt bei der Planung an Sicherheitsvorschriften, Brandschutzverordnungen, Fluchtwege, Erste-Hilfe-Maßnahmen und notwendige Versicherungen wie etwa Haftpflichtversicherungen. Ein grobes Sicherheitskonzept bietet sich an, um alle Eventualitäten abzudecken.
Ein erfolgreiches Event basiert darauf, dass alle Elemente wie in einem fein gewobenen Spinnennetz harmonisch aufeinander abgestimmt sind. Nur wenn die einzelnen Bausteine stimmig ineinandergreifen und auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sind, entsteht ein rundum gelungenes Erlebnis.
Grundsätzlich gilt: Die Organisation und kreative Planung eines Events kann als Veranstalter entweder selbst übernommen oder auch gerne ausgelagert werden. Wir bei Brandenstein Communications stehen hier als Profis gerne zur Seite, beratend oder auch bei der Übernahme des kompletten Eventmanagement!
Das war’s für heute – nächstes Mal geht es auch schon weiter mit Teil 3 zum Thema „Locationscouting“!