Ein gelungenes Presse-Event freut nicht nur die Journalisten, sondern besonders den Kunden. Schließlich arbeitet man je nach Größe und Form wochen- oder monatelang auf ein Ereignis hin. Steht die Location? Ist ein Fotograf gebucht? Sind alle Einladungen versendet? Wer unterstützt am Tag des Events aus dem Team? Vor einem Presse-Event gibt es viele Punkte zu klären – wir verraten Euch wie man den Überblick behält.

First steps first…

• Ziel: Was will man erreichen? Wenn erst einmal die Idee hinter dem Event feststeht, ist die Erstellung eines Konzepts der nächste Schritt, um den in die Planung zu gehen. Das Konzept soll nicht nur einen reibungslosen Ablauf garantieren, sondern für die TeilnehmerInnen auch ein gewisses „Erlebnis“ schaffen.
• Zielgruppe: Wichtig im Vorfeld zu klären: Wer oder was ist die Zielgruppe? Werden vorrangig B2C-/B2B-Medien oder Blogger angesprochen? Ist das Thema für die Lokalpresse relevant?
• Budget: Im Vorfeld muss auch eine Kostenkalkulation stattfinden. Welche Mittel sind notwendig? Was muss alles einkalkuliert werden? Eine Checkliste erleichtert die Orientierung, welcher Kostenaufwand insgesamt entsteht.
• Location: Die Auswahl der Location sollte zum Unternehmen, zur Zielgruppe und zum Thema passen, damit es den TeilnehmerInnen im Gedächtnis bleiben.
• Zeitpunkt: Der Termin muss natürlich mit der Verfügbarkeit der Location abgestimmt werden. Es sollte ebenfalls auf Feier- und Brückentage geachtet werden, diese können nämlich die Teilnehmeranzahl drastisch beeinflussen. Ebenso gilt es zu checken, ob an diesem Tag Konkurrenzveranstaltungen stattfinden.
• Catering/Technik: Sind die ersten Entscheidungen gefällt, geht es an die organisatorischen Details: Welches Catering ist passend? Frühstücksbuffet, Fingerfood oder doch etwas anderes? Auch die Technik, die vor Ort gebraucht wird, muss geklärt werden. Brauchen wir Mikrofone? Ist ein Beamer für die Präsentation vorhanden?

The early bird…

Das A und O ist einen Verteiler mit den relevanten Medien und Ansprechpartnern, denen die Einladung und Pressemeldung zugeschickt werden soll, zu erstellen. Die Betonung liegt hier auf RELEVANT. Also, sollte man auch genau schauen, wer die richtigen Ansprechpersonen sind!

Dann kann man sich gleich an die Einladung machen. Je nach Vorlaufzeit und Event empfiehlt es sich, zuvor ein Save the Date rauszuschicken. Natürlich dürfen Zeitpunkt, Ort und Sprecher darin nicht fehlen. Diesem folgt dann später eine ausführlichere Einladung, in der das Thema oder der Anlass kurz umrissen wird und dass die Zielgruppe neugierig macht. Wie viel Vorlaufzeit tatsächlich notwendig ist, hängt von der Zielgruppe ab. Viele Fachmedien planen ihre Termine weit im Voraus. Lokalmedien und Tageszeitungen planen oftmals kurzfristiger. Hier sollte man wenige Tage vor dem Event nochmal anklopfen. Allgemein gilt aber: je früher, desto besser.

Da der Einladungsversand meist per E-Mail erfolgt, ist es ein Muss telefonisch nachzufassen. Bei der Flut an Mails, die viele Redaktionen erhalten, kann eine Einladung schnell untergehen. Eine direkte und persönliche Ansprache ist also unerlässlich. Bereitet euch auf mögliche Fragen vor. Und wie bei allen Presseanfragen gilt es natürlich auch hier zu erklären, warum die Veranstaltung für den Journalisten interessant und sinnvoll ist. Legt bereits während der Einladungs- und Nachfass-Phase eine Liste an und vermerkt Ab- und Zusagen.

Egal, ob Pressekonferenz, Produktlaunch oder Restauranteröffnung – Content matters gilt selbstverständlich bei allen Presse-Events. Bevor man sich an das Verfassen des Pressetextes macht, muss man erst alle relevanten Informationen sammeln und dann die Highlights herauspicken. Denn Journalisten wollen klarerweise einen Mehrwert. Also müssen die wichtigsten und spannendsten Informationen kurz und knapp im Text zusammengefasst werden, der dann im Anschluss auch als Presseaussendung werden kann.

Organisation ist Trumpf – wenn der große Tag immer näher rückt, hat man als Profis natürlich schon längst eine Liste mit fehlenden Unterlagen und Daten erstellt und offene Fragen geklärt. Wenn Pressemappen, Namensschilder, Visitenkarten, Goodie Bags oder Ähnliches benötigt werden, sollte man sich rechtzeitig darum kümmern. Am besten noch zentrale Punkte abermals checken: Ist der Fotograf gebucht (professionelle Bilder sind unerlässlich)? Steht das Catering? Benötigt es besondere Anfahrts- oder Parkhinweise?

Let the show begin!

Wenn der große Tag endlich da ist, geht man mit den Sprechern den Ablauf und die Kernbotschaften am besten noch einmal durch, bevor die Gäste eintreffen. Als Organisator empfängt man die Journalisten natürlich vor Ort und steht ihnen für sämtliche Fragen zur Verfügung. Visitenkarten und Pressematerial werden am besten gleich beim Empfang in die Hand gedrückt. Seht euch als „Vermittler“ zwischen den Journalisten und dem Unternehmen bzw. eurem Kunden!

Wenn all diese Punkte beachtet werden, sollte eigentlich nichts mehr schiefgehen. Freilich gibt es auch immer Aspekte, die man nicht in der Hand hat – aber mit einer strukturierten Organisation und vollständigen Checklisten sollte einem gelungenem Presse-Event nichts im Weg stehen.   🥂